10 tips om uw event tot een succes te maken

1. De basis

Om welk soort evenement het ook gaat (zakelijk, privé, automotive, culinair, sport of een festival), begin bij de basis. Bepaal de ruimte en het aantal vierkante meters die nodig zijn en houd daarbij rekening met de setting van het evenement.

2. Transport

Voor het vervoeren van tentstructuren wordt in de meeste gevallen groot transport ingezet. Houdt hier bij het kiezen van een locatie rekening mee.

3. Locatie

Houd rekening met de bouwlocatie, waarbij de focus ligt op de ondergrond waarop de tijdelijke accommodatie wordt gebouwd. Kan de accommodatie worden verankerd in de grond? Is het terrein vlak? Wanneer dit niet ideaal is hoeft dat nog geen probleem te zijn. Alleen zitten aan de oplossingen soms extra kosten verbonden.

4. Locatiebezoek

Om er zeker van te zijn dat u met alle bijzonderheden van de locatie rekening heeft gehouden, kunt u het beste een locatiebezoek plannen samen met de tentenleverancier. Zo wordt u niet verrast met extra kosten in een later stadium. Ter plekke kunt u samen bekijken wat de beste mogelijkheden zijn.

5. Vergunningcheck

Ga altijd bij de gemeente van de locatie na of er een vergunning nodig is voor het plaatsen van een tijdelijke accommodatie. Zo voorkomt u eventuele boetes.

6. Veiligheidscheck

Check bij u leveranciers of zij bouwen volgens de laatste veiligheidsvoorschriften. Voldoen de tentstructuren aan de laatste normen? Zijn er brandblussers en noodverlichting aanwezig? Zorg ook dat uw leveranciers allemaal goed verzekerd zijn in geval van extreme omstandigheden, zoals een zware storm of brand.

7. Seizoen

Houd rekening met het seizoen waarin het evenement plaats vindt. In de winter zullen kachels nodig zijn om de accommodatie te verwarmen. Bij vorst is er tevens een antivries isolatie nodig voor de wateraanvoer. In de zomer daarentegen kan airconditioning juist handig zijn.

8. Gebruik preferred suppliers

Bespreek met de tentleverancier welke extra voorzieningen zij kunnen leveren, zoals sanitaire voorzieningen, decoratie en licht en geluid. Er wordt vaak samengewerkt met preferred suppliers die gewend zijn om met tijdelijke tentaccommodaties te werken. Deze partijen zorgen voor een optimale afwerking. Ook bespaart het u kosten ten opzichte van losse leveranciers.

9. Techniek

Stel uw techniek- en tentenleveranciers aan elkaar voor. Vaak moet de techniek rekening houden met de constructie van een tijdelijke accommodatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het ophangen van trussen voor verlichting en geluidsinstallaties.

10. Afwerking

De afwerking maakt het geheel af. Afwerking tot in detail, daar gaat het om. Want er is maar één manier en dat is goed. Net dat beetje extra geeft de perfecte uitstraling voor uw evenement. Dit bereikt u onder andere door leveranciers in te huren die perfectie nastreven.

Dit artikel verscheen ook op evenementorganiseren.nl